TIETOSUOJASELOSTE, JÄRJESTÖREKISTERI

Päivitetty 3.2.2020

REKISTERINPITÄJÄ

Mielenterveyden keskusliitto ry Y-tunnus 0545957-4

Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

puh. 09-565 7730, asiakaspalvelu@mtkl.fi

REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Maie Puusaar, 040 512 0125, maie.puusaar@mtkl.fi

TIETOSUOJAVASTAAVA

Oskari Korhonen, 040 843 2104, oskari.korhonen@mtkl.fi

REKISTERIN NIMI

Mielenterveyden keskusliiton järjestörekisteri Kilta

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu jäsen- ja asiakassuhteen perusteella. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenyyden ja asiakkuuden hoitaminen: palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja suunnitteleminen sekä viestintä, markkinointi ja mielipidetutkimus.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi

• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• syntymävuosi

• sukupuoli

• taustajärjestö /-organisaatio

• jäsenyyden ja/tai asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta

• Mielenterveyden keskusliiton ja sen jäsenyhdistysten luottamustoimet

• Mielenterveyden keskusliiton myöntämät ansiomerkit

• erityisruokavalio (kursseille ja tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä)

• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

• laskutustiedo

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat henkilötiedot saadaan liiton jäsenyhdistykseltä, rekisteröidyltä itseltään ja Posti Group Oyj:ltä (osoitepäivitykset).

TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Seuraava koskee vain Jäsenistön uutiskirjettä. Uutiskirjeen saavat automaattisesti vain jäsenyhdistyksen luottamustoimihenkilöt.

Mielenterveyden keskusliitto käyttää uutiskirjeen lähettämiseen yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja (etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite) siirtyy EU:n ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Tietojen siirto perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklaan. Euroopan komissio on 45 artiklan mukaisella osittaisella vastaavuspäätöksellään päättänyt, että Yhdysvalloissa varmistetaan riittävä tietosuojan taso niin kutsutulla Privacy Shield -järjestelyllä.

MailChimp-sähköpostipalvelun tuottava The Rocket Science Group LLC d/b / a Mailchimp on asianmukaisesti sertifioitu Privacy Shield -järjestelyssä.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Kun rekisteriaineistoa säilytetään The Rocket Science Group LLC d/b / a Mailchimpin palvelimella, huolehditaan laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asianmukaisesti.

TIEDON SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Voimme siirtää henkilötietoja ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa (esimerkiksi teknisten palveluiden tarjoaja).

Puhelinnumero voidaan luovuttaa yhteistyökumppanille mielipidetutkimusta varten.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään liiton tietojärjestelmässä, jossa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu nimetyille toimihenkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokaisella käyttäjällä on järjestelmään oma käyttäjätunnus ja salasana.

Manuaalinen aineisto tuhotaan heti sen sähköiseen muotoon muuttamisen jälkeen.

Säilytämme jäsenyhdistysten varsinaisten jäsenten henkilötietoja yhden vuoden jäsenyyden lakkaamisen jälkeen sekä kursseille, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden henkilö- ja osallistumistietoja neljä (4) vuotta kurssin tai tapahtuman päättymisen jälkeen. Laskutustietoja säilytetään kuusi (6) vuotta jäsenyyden/asiakkuuden päättymisen jälkeen. Sen jälkeen tiedot anonymisoidaan.

Luottamustoimihenkilöiden ja ansiomerkin saaneiden henkilöiden tiedot säilyvät rekisterissä, vaikka jäsenyys olisi loppunut.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Tarkastaminen tapahtuu toimittamalla kirjallinen, allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteeseen:

Mielenterveyden keskusliitto, Jäsenrekisteri, Malmin kauppatie 26, oo7oo Helsinki

Toimitamme vastauksen tarkastuspyynnön tehneen jäsenen tai asiakkaan rekisterissämme olevaan osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely sekä luovuttaminen mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarvittavat oikaisut ja täydennykset sekä poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset ja vanhentuneet tiedot.

TIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT

Mielenterveyden keskusliitto ry:n työntekijät sekä oman jäsenrekisterinsä osalta liiton jäsenyhdistykset, jotka ovat hyväksyneet käyttöehdot ja tehneet sopimuksen järjestörekisterin yhteiskäytöstä.